Gestionarea documentelor pentru companii și instituții
Documente ușor de găsit. Date pe care le puteți verifica.
Cu Archystream, păstrați documentele în ordine și găsiți repede informațiile de care aveți nevoie. Încărcați un contract și primiți părțile, datele și numerele de înregistrare completate automat, fiecare cu locul din document de unde a fost citită valoarea.
STRUCTURE. STREAM. SECURE.
De la încărcare la arhivare, într-o singură platformă
Cui ne adresăm
Pentru instituții publice și companii din domenii reglementate
Companii
Organizați contractele, dosarele de personal, facturile și documentația tehnică după aceleași reguli. Angajații pot găsi documentele din orice departament, în limita drepturilor de acces.
- Contracte și dosare de personal
- Partajare în funcție de drepturile de acces
- Integrare cu sistemele operaționale
- Solicitările angajaților și clienților, cu termenul legal urmărit
Instituții publice
Gestionați registrele, dosarele și arhivele instituției cu un istoric al modificărilor, termene de păstrare înregistrate și posibilitatea de a exporta datele în formate standard pentru verificări și controale.
- Termene legale de păstrare
- Istoric complet pentru verificări și controale
- Separare între departamente
- Solicitările cetățenilor, cu respectarea termenelor de păstrare
Produs
Funcții pentru gestionarea documentelor
Încărcați documente, organizați-le, controlați accesul și exportați datele în formate standard.
Documente și dosare
Organizați documentele în dosare, păstrați versiunile anterioare și deschideți fișierele direct în browser. Pentru informațiile care se repetă, precum părțile unui contract, sumele sau măsurătorile, puteți folosi înregistrări structurate.
Câmpuri adaptate documentelor dumneavoastră
Configurați pentru fiecare arhivă tipurile de documente, câmpurile de metadate, listele de valori permise și regulile de validare. Modelul se adaptează documentelor cu care lucrați.
Verificarea fișierelor la încărcare
Fiecare fișier este scanat antivirus înainte de a fi disponibil. Formatul este identificat pe baza conținutului. Platforma extrage textul din documentele create digital și recunoaște textul din imagini prin OCR. Documentele din care nu se poate citi textul sunt semnalate pentru verificare.
Căutare în documente și metadate
Căutați un termen în textul documentelor, în metadate sau în înregistrările asociate. Toate aceste informații sunt incluse în același index de căutare.
Termene de păstrare pentru fiecare document
Termenele de păstrare, restricțiile de acces și acțiunile de eliminare se înregistrează în câmpurile documentului. Dacă sunt menționate în text, platforma le extrage. Aceste valori trebuie confirmate de o persoană și nu se aplică automat, pentru a evita eliminarea prematură a documentelor.
Istoricul documentelor și al datelor
Jurnalul de audit arată cine a creat, modificat sau verificat un document și în ce etapă a fost extrasă fiecare valoare. Evenimentele legate de păstrarea documentelor sunt înregistrate separat și pot fi consultate la un control.
Drepturi de acces pentru fiecare document
La fiecare cerere, platforma verifică drepturile de acces pe baza metadatelor documentului. Puteți stabili reguli în funcție de clasificare, stare sau alte atribute, pe lângă dosarul în care se află documentul.
API REST și index de căutare
Conectați arhiva la sistemele de gestiune a dosarelor, la aplicațiile financiare sau la cele operaționale pe care le folosiți deja. Integrarea se face printr-un API REST documentat și un index de căutare care poate fi interogat.
Prezentarea produsului
Descoperiți aplicația
Vedeți cum arată lucrul cu documentele, în capturi din aplicație.
Tablou de bord
Ce vedeți după autentificare
Vedeți câte documente și dosare aveți, cât spațiu ocupă și ce formate de fișiere folosiți. Tot aici apar documentele și dosarele modificate recent. Puteți adăuga și alte panouri de informații.
01 / 07
Extragerea automată a datelor
Vedeți de unde provine fiecare valoare
Archystream extrage datele la încărcarea documentelor și indică sursa fiecărei valori. Echipa poate verifica direct pasajul relevant, fără să recitească întregul fișier.
Ce se întâmplă după încărcarea unui document
- 1Încărcare
Fișierul este verificat
Fișierul este scanat antivirus, primește o amprentă SHA-256, iar formatul este identificat pe baza conținutului.
- 2Programare
Documentul așteaptă analiza
Analiza detaliată este programată într-o coadă de procesare. Operatorii pot vedea starea fiecărui document și pot relua sau anula procesarea.
- 3Extragere
Datele sunt extrase din fișier
Platforma citește proprietățile fișierului, anteturile emailurilor și textul documentului. Pentru imagini folosește OCR, apoi aplică regulile de extragere a referințelor, identificatorilor și datelor calendaristice.
- 4Sursă
Fiecare valoare are o sursă
Pentru fiecare valoare se înregistrează pagina, citatul exact, poziția în text, metoda de extragere și gradul de încredere.
Confirmate automat
Informații citite direct din fișier: format, dimensiune, număr de pagini și amprentă de integritate.
Propuse spre verificare
Valorile deduse sunt grupate pe câmp, pentru a putea fi verificate în mai multe documente deodată.
Confirmate de o persoană
Termenele de păstrare, restricțiile de acces și alte câmpuri cu efect juridic necesită întotdeauna verificare umană.
- 5Descriere
Datele completează câmpurile arhivei
Valorile confirmate sunt înscrise în câmpurile definite pentru documentele dumneavoastră și sunt incluse în indexul de căutare.
- 6Export
Format propriu, Dublin Core sau PREMIS
Exportul include amprenta de integritate stocată și versiunile profilului și vocabularului folosite.
Timpii au fost măsurați pe un calculator de dezvoltare, folosind un set de referință de 104 documente. În aceste teste, documentele au devenit disponibile în câteva secunde, iar extragerea completă a datelor a durat câteva minute. La modificarea unei reguli, reprocesarea a durat o fracțiune din timpul inițial.
Extragere pe baza unor reguli clare
Platforma identifică formatul fișierului, citește proprietățile acestuia și extrage din anteturile emailurilor informații despre corespondenți și conversații. Apoi aplică reguli configurabile pentru referințe, numere de înregistrare, identificatori financiari și date calendaristice.
Sursa este indicată lângă fiecare valoare
Pentru fiecare valoare propusă, vedeți pagina, citatul exact și poziția în text. Dacă citatul nu se regăsește în textul stocat, valoarea este semnalată pentru verificare și nu este acceptată ca informație citită din document.
Păstrați evidența valorilor propuse
Fiecare valoare extrasă este păstrată împreună cu sursa, metoda de extragere și gradul de încredere. Dacă sursele se contrazic, ambele variante rămân vizibile, iar decizia persoanei care verifică este înregistrată. Se poate consemna și lipsa unei informații, de exemplu că documentul nu menționează un număr de dosar.
Reguli clare pentru confirmarea automată
Informațiile citite direct din fișier se confirmă automat. Valorile deduse sunt trimise spre verificare. Termenele de păstrare și restricțiile de acces trebuie confirmate de o persoană, indiferent de gradul de încredere. Data scanării nu înlocuiește automat data creării documentului.
Verificați același câmp în mai multe documente
Puteți verifica, pe rând, valorile aceluiași câmp din mai multe documente. Sursa apare lângă valoare, iar documentul este afișat alături de formular. Dacă un nume apare identic în mai multe locuri, o singură corectură se aplică tuturor acelor apariții.
Export în formate standard
Exportați metadatele în formatul propriu al platformei, Dublin Core sau PREMIS. Exportul include amprenta de integritate calculată și stocată anterior, precum și versiunile profilului și vocabularului folosite.
Calitatea rezultatelor
Știți cât de precise sunt datele extrase
Testăm extragerea automată pe seturi de referință fixe și raportăm rezultatele pentru fiecare câmp și tip de document. Un formular creat digital și o scanare slabă pot da rezultate foarte diferite. Măsurătorile vă ajută să estimați cât va avea echipa de verificat.
Folosim aceleași seturi de referință, pentru a putea compara rezultatele de la un test la altul
Raportăm rezultatele separat pentru fiecare tip de document
Când exemplele sunt prea puține, marcăm câmpul ca nemăsurat
Dacă o informație lipsește din document, identificarea corectă a acestei lipse este considerată un rezultat bun
Tracewell · Protecția datelor
Ștergerea unui document nu șterge și datele persoanei
Când cineva vă cere să îi ștergeți datele, eliminarea fișierului este partea ușoară. Tracewell, modulul de protecție a datelor integrat în Archystream, găsește datele persoanei oriunde a rămas o copie, rezolvă solicitarea în termenul legal și vă oferă o evidență scrisă a ceea ce s-a făcut.
Unde rămân datele după ștergerea unui document
- Versiunile anterioare
- Duplicatele
- Indexul de căutare
- Memoria cache
- Jurnalul de audit
- Copiile de rezervă
Tracewell șterge datele persoanei din primele cinci locuri și verifică din nou fiecare loc după aceea. Copiile de rezervă nu pot fi modificate pe loc: expiră la o dată comunicată, iar dacă una este restaurată, ștergerea se aplică din nou, automat.
Știți unde se află datele personale
Marcați câmpurile fiecărui tip de document și de dosar care conțin date personale sau sensibile, precum informații medicale, bancare sau numere de identificare. O scanare programată a datelor personale caută în text, metadate și denumiri adrese de email, numere de telefon, IBAN-uri, numere de card și de identificare, apoi semnalează documentele pentru verificare. Nu modifică nimic și nu păstrează valoarea găsită.
Solicitări rezolvate în termenul legal
Persoana vizată poate cere accesul la datele sale, rectificarea, ștergerea sau portabilitatea lor ori restricționarea prelucrării. Fiecare solicitare are termenul legii pe care o alegeți. Datele de identificare primite sunt păstrate criptat, nu apar în linkuri, în loguri sau în jurnalul de audit și sunt distruse după închiderea solicitării.
Ștergere din toate copiile
Eliminarea șterge documentul cu toate versiunile, duplicatele, intrările din indexul de căutare, memoria cache și valorile din jurnalul de audit. Anonimizarea înlocuiește definitiv datele de identificare, fără nicio cheie de refacere, și le acoperă și în fișier — PDF, Office sau text —, pentru ca responsabilul cu datele personale să compare cele două variante alăturat. Un al doilea responsabil sau un manager aprobă înainte de ștergere.
O dovadă pe care o trimiteți persoanei
După ștergere, un raport de verificare controlează fiecare loc de stocare. Confirmarea de ștergere, o scrisoare în română, engleză, germană, italiană sau franceză, îi spune persoanei ce s-a căutat, ce s-a găsit și ce s-a făcut — doar ce confirmă verificarea — și ce nu poate fi șters imediat, de exemplu copiile de rezervă, cu data la care expiră.
Termenul de păstrare are prioritate
Un contract sau o factură pe care trebuie să le păstrați prin lege nu sunt șterse niciodată. Datele lor sunt anonimizate, iar fișierul original este sigilat: nimeni nu îl poate deschide, nici măcar managerii. La sfârșitul termenului de păstrare este distrus automat. Până atunci, un utilizator poate cere acces, cu un motiv, iar un manager îi poate acorda acces doar lui, pentru o perioadă limitată.
Evidențe pentru autoritatea de control
Registrul scopurilor, adică evidența activităților de prelucrare, pe care îl puteți exporta. Termene de stocare — cât timp pot fi păstrate datele —, cu un raport al celor ajunse la termen sau depășite. Un registru al incidentelor de securitate, cu termenele de notificare ale fiecărei legi, de exemplu 72 de ore conform GDPR. Un tablou de bord și unsprezece rapoarte bazate pe cifre, fără date personale în exporturi.
Un document original sigilat poate fi consultat fără a preda fișierul
Când un manager acordă accesul, aplicația afișează fiecare pagină ca imagine generată de server. Fiecare imagine poartă numele persoanei care o vede, ora și accesul acordat. Fișierul în sine nu ajunge niciodată în browser.
- Un document de 160 de pagini se deschide în mai puțin de o secundă.
- Descărcarea este posibilă doar dacă managerul o permite. Copia poartă același filigran, cu excepția cazului în care managerul predă în mod deliberat originalul exact, de exemplu ca probă în instanță.
- Fiecare pagină vizualizată este auditată.
Un filigran nu poate împiedica o captură de ecran sau o fotografie a ecranului. Face însă ca orice copie să poată fi urmărită până la persoana și accesul de la care provine.
În aplicație
Tabloul de bord Tracewell
Solicitări deschise, termene, rezultatele scanării datelor personale și aprobări în așteptare, sub formă de cifre.
Solicitările persoanelor vizate
Fiecare solicitare, cu tipul, starea, legea și termenul. Registrul nu afișează date de identificare.
Raportul de verificare
După ștergere, fiecare loc de stocare este verificat din nou. Ce trebuie să aștepte apare cu data sa.
Acordarea accesului
Managerul acordă acces unui singur utilizator, pentru o perioadă stabilită, și decide asupra descărcării și a filigranului.
Termenii pe care îi veți vedea în aplicație
Tracewell folosește termenii din GDPR, în română. Îi regăsiți în capturile de ecran de mai sus.
- Date personale
- orice informație care identifică o persoană sau se referă la ea
- Date sensibile
- date personale care cer protecție sporită, precum cele medicale
- Persoana vizată
- persoana la care se referă datele
- Responsabil cu datele personale
- rolul care se ocupă de protecția datelor, acordat pentru fiecare arhivă
- Acces · Rectificare · Portabilitate
- cereri de a vedea, de a corecta sau de a primi datele pentru a le transfera
- Ștergere · Restricționare
- cereri de ștergere a datelor sau de limitare a utilizării lor
- Eliminare · Anonimizare
- cele două moduri de ștergere: documentul este șters sau anonimizat definitiv
- Registrul scopurilor
- evidența activităților de prelucrare
- Temei juridic
- baza legală a prelucrării
- Termen de stocare
- cât timp pot fi păstrate datele pentru un scop
- Incident de securitate
- o încălcare a securității datelor personale
- Confirmare de ștergere
- scrisoarea care încheie o cerere de ștergere
Termene incluse pentru aceste legi
- GDPR (UE)
- UK GDPR (Regatul Unit)
- nFADP (Elveția)
- CCPA/CPRA (California)
- LGPD (Brazilia)
- PIPEDA și Legea 25 (Canada, Québec)
- PIPL (China)
- APPI (Japonia)
- DPDP (India)
- PIPA (Coreea de Sud)
- PDPA (Singapore)
- POPIA (Africa de Sud)
- Privacy Act (Australia)
Termenele sunt valori implicite pe care le puteți modifica și nu reprezintă consultanță juridică. Confirmați-le cu propriul consilier juridic înainte de a vă baza pe ele.
Ce nu face Tracewell
- Nu garantează singur conformitatea. Vă ajută să îndepliniți cerințele. Evaluarea finală vă aparține, împreună cu consilierul juridic.
- Nu recunoaște numele de persoane în textul liber. Scanarea datelor personale găsește identificatori cu format fix, precum adrese de email, numere de cont sau de identificare.
- Nu poate împiedica o captură de ecran. Filigranul face ca orice copie să poată fi urmărită, dar nu oprește o fotografie a ecranului.
- Nu poate șterge imediat copiile de rezervă. Acestea expiră la data indicată în confirmarea de ștergere. Dacă una este restaurată, ștergerea se aplică din nou automat, pe baza unui registru separat al ștergerilor.
Platformă
Datele fiecărui client sunt păstrate separat
Separarea clienților este prevăzută în fiecare componentă a platformei, de la stocare la autentificare și procesare.
Stocare
Fișierele sunt păstrate într-un sistem de stocare compatibil S3. Fiecare versiune are o amprentă SHA-256, iar metadatele sunt păstrate într-o bază de date dedicată arhivei.
Descriere
Un model comun de metadate acoperă identitatea, subiectul, persoanele și organizațiile implicate, activitățile, evenimentele, drepturile, informațiile tehnice și relațiile dintre documente. Aceste categorii sunt transpuse în câmpurile folosite de organizația dumneavoastră.
Autentificare
Fiecare client are un domeniu de identitate separat, conectat la propriul furnizor de autentificare. Poate stabili politici de parole, reguli de blocare și limite de sesiune. Sunt acceptate doar tokenurile emise de furnizorii înregistrați.
Procesare
Documentele devin disponibile în câteva secunde, iar analiza detaliată continuă separat, într-o coadă de procesare. Operatorii pot urmări și relua procesarea. Rezultatele intermediare sunt păstrate, astfel încât modificarea unei reguli să necesite doar reluarea etapei afectate.
Integrare
Aplicațiile organizației se pot conecta la arhivă prin API REST, indexul de căutare și fluxurile de evenimente.
Securitate și conformitate
Acces controlat și date separate
Separarea datelor, verificarea accesului și evidența modificărilor sunt integrate în arhitectura platformei.
Arhive separate
Fiecare arhivă are propria bază de date. Documentele clienților sunt păstrate în baze separate, astfel încât izolarea datelor să nu depindă de un filtru aplicat la căutare.
Autentificare separată pentru fiecare client
Fiecare client folosește propriul domeniu de identitate și propriul furnizor de autentificare, cu politici de parole și reguli de blocare separate. Sunt acceptate doar tokenurile emise de furnizorii înregistrați.
Drepturile sunt verificate la fiecare cerere
La fiecare cerere, platforma verifică regulile de acces pentru documentul respectiv, pe baza atributelor sale. Interfața afișează doar acțiunile permise de aceleași reguli.
Integritate și proveniență
Fiecare versiune de fișier are o amprentă SHA-256. Exportul PREMIS include această amprentă și evenimentele legate de păstrarea fișierului: ce operațiuni au fost efectuate și când.
Datele sensibile sunt ascunse
Câmpurile marcate ca sensibile afișează „Restricționat” pentru oricine nu are dreptul explicit de a le vedea — pe ecran, în rezultatele căutării și în exporturi.
Operatorul nu are acces la documente
Administratorii platformei, care operează serviciul, nu au acces la documentele dumneavoastră. Dreptul de responsabil cu datele personale se acordă pentru fiecare arhivă; persoana cu acest drept vede datele nemascate doar cât timp o solicitare este deschisă, iar fiecare acțiune este înregistrată în jurnalul de audit.
Cum lucrăm împreună
Cum punem arhiva în funcțiune
Începem cu o prezentare, apoi testăm platforma pe un eșantion din documentele dumneavoastră. Evaluăm rezultatele înainte de orice angajament.
Înțelegem cum lucrați cu documentele
Discutăm despre tipurile de documente, informațiile pe care trebuie să le înregistrați, câmpurile care conțin date personale și regulile de păstrare și acces. Acestea sunt punctul de plecare pentru configurare.
Configurăm arhiva
Definim câmpurile de metadate și listele de valori permise. Configurăm regulile de extragere pentru referințele și identificatorii folosiți și conectăm autentificarea la furnizorul organizației.
Verificăm rezultatele pe documentele dumneavoastră
Ne puneți la dispoziție un eșantion reprezentativ de documente. Măsurăm precizia datelor extrase pentru fiecare câmp, ca să puteți estima câtă verificare va avea de făcut echipa înainte de orice angajament.
Transferăm documentele și pregătim echipa
Încărcăm documentele existente, conectăm aplicațiile organizației prin API REST și predăm arhiva echipei care o va administra și va verifica datele.
Vedeți cum puteți lucra cu Archystream
Spuneți-ne cu ce tipuri de documente lucrați. Vă arătăm cum se configurează aplicația pentru ele și cât de precise sunt datele extrase din documente similare.
Sau scrieți-ne la office@archystream.com