Termene de păstrare
Termene de păstrare a documentelor
Termenele de păstrare vin din reguli stabilite de managerii arhivei. Se aplică la încărcarea sau la modificarea documentului, regulile le pot doar prelungi, iar cât timp termenul curge, nimeni nu poate șterge documentul — nici un manager. La final, nimic nu dispare de la sine: documentul apare într-o listă, iar o persoană decide.
Reguli stabilite de dumneavoastră
O regulă stabilește data până la care se păstrează documentul, socotită de la data creării, de la ultima modificare sau de la o dată din câmpurile lui — de exemplu, facturile zece ani de la emitere. Dacă se potrivesc mai multe reguli, se aplică perioada cea mai lungă. Documentele existente intră sub o regulă nouă când un manager reaplică regulile.
Nimeni nu șterge înainte de termen
Un document aflat în termen nu poate fi șters de nimeni, nici de un manager, și nici dosarul care îl conține.
La final decide o persoană
Când termenul expiră, nimic nu se șterge automat. Documentul apare în lista „De eliminat” și în raportul „Documente expirate”, care se filtrează după tip, regulă și data expirării și arată de unde vine fiecare dată.
Modificările manuale rămân înregistrate
Un manager poate stabili o dată nouă pentru toate rezultatele unei căutări. Fiecare dată stabilită manual apare în jurnalul de audit, pe numele lui.
Citit din text, decis de o persoană
Un termen scris chiar în document — „Termen de păstrare: 10 ani” — este propus spre verificare, împreună cu citatul. Nu stabilește singur nicio dată.
Termenul are prioritate față de ștergere
O cerere de ștergere a datelor personale nu șterge niciodată un document aflat în termen: datele personale sunt anonimizate, iar originalul este sigilat până la expirarea termenului.
Ce nu fac termenele de păstrare
- Nu vin cu termene legale. Perioadele sunt cele stabilite de organizația dumneavoastră; nu există un nomenclator inclus.
- Nu blochează modificările. Termenul împiedică ștergerea. Metadatele și versiunile noi se pot schimba în continuare.
- Nu elimină documentele. Nu există un flux de eliminare, o a doua aprobare sau un proces-verbal: o persoană șterge ce a expirat.
- Nu anunță expirarea. Documentele expirate apar în listă, fără notificări; notificările urmăresc datele din câmpurile documentului.
- Nu înregistrează modificarea regulilor. Datele stabilite manual apar în jurnalul de audit; crearea sau modificarea unei reguli, nu.
Vedeți cum puteți lucra cu Archystream
Spuneți-ne cu ce tipuri de documente lucrați. Vă arătăm cum se configurează aplicația pentru ele și cât de precise sunt datele extrase din documente similare.
Sau scrieți-ne la [email protected]