Companii
Managementul documentelor pentru companii
Contracte, dosare de personal, facturi și documentație tehnică — descrise după aceleași reguli, ușor de găsit în toată organizația și partajate doar unde drepturile de acces permit, cu termenele importante anunțate din timp.
Descrise la încărcare
Datele, numerele de înregistrare, codurile fiscale și numerele de la Registrul Comerțului sunt citite din fiecare document — în română, engleză sau olandeză — și fiecare valoare arată locul din care a fost citită.
Termene anunțate
Regulile urmăresc o dată din câmpurile documentului — sfârșitul unui contract, scadența unei facturi — și îi anunță pe cei implicați în momentele alese, de exemplu cu 90 și cu 30 de zile înainte: în aplicație și, unde e configurat, prin e-mail.
Partajare în afara companiei, sub control
Un set de documente poate fi partajat cu anumite persoane, pentru o perioadă. Unde partajarea externă este activată, destinatarii primesc un link pe e-mail și un cod de unică folosință, văd doar ce li s-a partajat, iar fiecare pas este înregistrat.
Dosare de personal și cererile angajaților
Câmpurile sensibile sunt ascunse celor care nu au dreptul să le vadă, iar cererile angajaților de acces sau de ștergere a datelor sunt urmărite după termenul legal.
Acces pe departamente
Grupurile și listele de acces stabilesc cine vede ce contracte, facturi și dosare, iar drepturile sunt verificate la fiecare cerere.
Conectat la sistemele dumneavoastră
Un API REST acoperă toate funcțiile portalului, astfel încât aplicațiile financiare și operaționale pot arhiva, descrie și găsi documente.
Ce nu face
- Nu citește părțile sau sumele din contracte. Se extrag datele și identificatorii; părțile și sumele se completează sau se importă.
- O notificare nu este o garanție. Notificarea anunță din timp un termen; nu poate împiedica depășirea lui.
- Încărcarea în bloc din portal nu preia metadate. Fișierele încărcate în bloc din portal ajung fără metadate; importul lor împreună cu metadatele se face prin API.
Cum lucrăm împreună
Cum punem arhiva în funcțiune
Începem cu o prezentare, apoi testăm platforma pe un eșantion din documentele dumneavoastră. Evaluăm rezultatele înainte de orice angajament.
Înțelegem cum lucrați cu documentele
Discutăm despre tipurile de documente, informațiile pe care trebuie să le înregistrați, câmpurile care conțin date personale și regulile de păstrare și acces. Acestea sunt punctul de plecare pentru configurare.
Configurăm arhiva
Definim câmpurile de metadate și listele de valori permise. Configurăm regulile de extragere pentru referințele și identificatorii folosiți și conectăm autentificarea la furnizorul organizației.
Verificăm rezultatele pe documentele dumneavoastră
Ne puneți la dispoziție un eșantion reprezentativ de documente. Măsurăm precizia datelor extrase pentru fiecare câmp, ca să puteți estima câtă verificare va avea de făcut echipa înainte de orice angajament.
Transferăm documentele și pregătim echipa
Încărcăm documentele existente, conectăm aplicațiile organizației prin API REST și predăm arhiva echipei care o va administra și va verifica datele.
Vedeți cum puteți lucra cu Archystream
Spuneți-ne cu ce tipuri de documente lucrați. Vă arătăm cum se configurează aplicația pentru ele și cât de precise sunt datele extrase din documente similare.
Sau scrieți-ne la [email protected]