Instituții publice
Managementul documentelor pentru instituții publice
Registre, dosare și arhive oficiale, separate pe departamente, cu istoric complet pentru controale, termene de păstrare care împiedică ștergerea prematură și solicitări privind datele personale rezolvate în termenul legal.
Departamente separate
Fiecare arhivă are propria bază de date. În interiorul ei, grupurile și listele de acces separă departamentele, iar un document este văzut doar de persoanele pe care le permit listele lui.
Istoric pentru controale
Vizualizările, descărcările, modificările, ștergerile, schimbările de drepturi, autentificările și căutările sunt înregistrate, iar managerii exportă jurnalul în JSON, CSV sau Excel.
Termene de păstrare stabilite de dumneavoastră
Termene calculate prin reguli definite de managerii arhivei. Nimeni nu șterge un document înainte de termen, iar cele expirate așteaptă decizia unei persoane.
Solicitările cetățenilor
Cererile de acces, rectificare sau ștergere a datelor personale sunt urmărite după termenul legii pe care o alegeți, iar termenul de păstrare are întotdeauna prioritate față de ștergere.
Pe serverele dumneavoastră
Pachetul de instalare rulează Archystream în Docker, pe mașinile virtuale Linux ale instituției, inclusiv pe mașini fără acces la internet.
Fără acces pentru operator
Administratorii platformei asigură funcționarea serviciului, dar nu pot deschide, răsfoi sau căuta documentele arhivei dumneavoastră.
Ce nu face
- Nu ține registratura. Numerele de înregistrare sunt citite din documente, nu atribuite de Archystream.
- Nu semnează documente. Semnătura electronică și marca temporală calificată nu fac parte din produs.
- Nu pregătește predarea la Arhivele Naționale. Predarea documentelor nu face parte, deocamdată, din ce face Archystream.
Cum lucrăm împreună
Cum punem arhiva în funcțiune
Începem cu o prezentare, apoi testăm platforma pe un eșantion din documentele dumneavoastră. Evaluăm rezultatele înainte de orice angajament.
Înțelegem cum lucrați cu documentele
Discutăm despre tipurile de documente, informațiile pe care trebuie să le înregistrați, câmpurile care conțin date personale și regulile de păstrare și acces. Acestea sunt punctul de plecare pentru configurare.
Configurăm arhiva
Definim câmpurile de metadate și listele de valori permise. Configurăm regulile de extragere pentru referințele și identificatorii folosiți și conectăm autentificarea la furnizorul organizației.
Verificăm rezultatele pe documentele dumneavoastră
Ne puneți la dispoziție un eșantion reprezentativ de documente. Măsurăm precizia datelor extrase pentru fiecare câmp, ca să puteți estima câtă verificare va avea de făcut echipa înainte de orice angajament.
Transferăm documentele și pregătim echipa
Încărcăm documentele existente, conectăm aplicațiile organizației prin API REST și predăm arhiva echipei care o va administra și va verifica datele.
Vedeți cum puteți lucra cu Archystream
Spuneți-ne cu ce tipuri de documente lucrați. Vă arătăm cum se configurează aplicația pentru ele și cât de precise sunt datele extrase din documente similare.
Sau scrieți-ne la [email protected]