Tracewell · Protecția datelor

Solicitări GDPR și datele personale din documente

Când cineva vă cere să îi ștergeți datele, eliminarea fișierului este partea ușoară. Tracewell, modulul de protecție a datelor integrat în Archystream, găsește datele persoanei oriunde a rămas o copie, rezolvă solicitarea în termenul legal și vă oferă o evidență scrisă a ceea ce s-a făcut.

Unde rămân datele după ștergerea unui document

Versiunile anterioare
Duplicatele
Indexul de căutare
Memoria cache
Jurnalul de audit
Copiile de rezervă

Tracewell șterge datele persoanei din primele cinci locuri și verifică din nou fiecare loc după aceea. Copiile de rezervă nu pot fi modificate pe loc: expiră la o dată comunicată, iar dacă una este restaurată, ștergerea se aplică din nou, automat.

Știți unde se află datele personale

Marcați câmpurile fiecărui tip de document și de dosar care conțin date personale sau sensibile, precum informații medicale, bancare sau numere de identificare. O scanare programată a datelor personale caută în text, metadate și denumiri adrese de email, numere de telefon, IBAN-uri, numere de card și de identificare, apoi semnalează documentele pentru verificare. Nu modifică nimic și nu păstrează valoarea găsită.

Solicitări rezolvate în termenul legal

Persoana vizată poate cere accesul la datele sale, rectificarea, ștergerea sau portabilitatea lor ori restricționarea prelucrării. Fiecare solicitare are termenul legii pe care o alegeți. Datele de identificare primite sunt păstrate criptat, nu apar în linkuri, în loguri sau în jurnalul de audit și sunt distruse după închiderea solicitării.

Ștergere din toate copiile

Eliminarea șterge documentul cu toate versiunile, duplicatele, intrările din indexul de căutare, memoria cache și valorile din jurnalul de audit. Anonimizarea înlocuiește definitiv datele de identificare, fără nicio cheie de refacere, și le acoperă și în fișier — PDF, Office sau text —, pentru ca responsabilul cu datele personale să compare cele două variante alăturat. Un al doilea responsabil sau un manager aprobă înainte de ștergere.

O dovadă pe care o trimiteți persoanei

După ștergere, un raport de verificare controlează fiecare loc de stocare. Confirmarea de ștergere, o scrisoare în română, engleză, germană, italiană sau franceză, îi spune persoanei ce s-a căutat, ce s-a găsit și ce s-a făcut — doar ce confirmă verificarea — și ce nu poate fi șters imediat, de exemplu copiile de rezervă, cu data la care expiră.

Termenul de păstrare are prioritate

Un contract sau o factură pe care trebuie să le păstrați prin lege nu sunt șterse niciodată. Datele lor sunt anonimizate, iar fișierul original este sigilat: nimeni nu îl poate deschide, nici măcar managerii. La sfârșitul termenului de păstrare este distrus automat. Până atunci, un utilizator poate cere acces, cu un motiv, iar un manager îi poate acorda acces doar lui, pentru o perioadă limitată.

Evidențe pentru autoritatea de control

Registrul scopurilor, adică evidența activităților de prelucrare, pe care îl puteți exporta. Termene de stocare — cât timp pot fi păstrate datele —, cu un raport al celor ajunse la termen sau depășite. Un registru al incidentelor de securitate, cu termenele de notificare ale fiecărei legi, de exemplu 72 de ore conform GDPR. Un tablou de bord și unsprezece rapoarte bazate pe cifre, fără date personale în exporturi.

Un document original sigilat poate fi consultat fără a preda fișierul

Când un manager acordă accesul, aplicația afișează fiecare pagină ca imagine generată de server. Fiecare imagine poartă numele persoanei care o vede, ora și accesul acordat. Fișierul în sine nu ajunge niciodată în browser.

Un document de 160 de pagini se deschide în mai puțin de o secundă.
Descărcarea este posibilă doar dacă managerul o permite. Copia poartă același filigran, cu excepția cazului în care managerul predă în mod deliberat originalul exact, de exemplu ca probă în instanță.
Fiecare pagină vizualizată este auditată.

Un filigran nu poate împiedica o captură de ecran sau o fotografie a ecranului. Face însă ca orice copie să poată fi urmărită până la persoana și accesul de la care provine.

În aplicație

Tabloul de bord Tracewell
Solicitări deschise, termene, rezultatele scanării datelor personale și aprobări în așteptare, sub formă de cifre.
Solicitările persoanelor vizate
Fiecare solicitare, cu tipul, starea, legea și termenul. Registrul nu afișează date de identificare.
Raportul de verificare
După ștergere, fiecare loc de stocare este verificat din nou. Ce trebuie să aștepte apare cu data sa.
Acordarea accesului
Managerul acordă acces unui singur utilizator, pentru o perioadă stabilită, și decide asupra descărcării și a filigranului.

Termenii pe care îi veți vedea în aplicație

Tracewell folosește termenii din GDPR, în română. Îi regăsiți în capturile de ecran de mai sus.

Date personale: orice informație care identifică o persoană sau se referă la ea
Date sensibile: date personale care cer protecție sporită, precum cele medicale
Persoana vizată: persoana la care se referă datele
Responsabil cu datele personale: rolul care se ocupă de protecția datelor, acordat pentru fiecare arhivă
Acces · Rectificare · Portabilitate: cereri de a vedea, de a corecta sau de a primi datele pentru a le transfera
Ștergere · Restricționare: cereri de ștergere a datelor sau de limitare a utilizării lor
Eliminare · Anonimizare: cele două moduri de ștergere: documentul este șters sau anonimizat definitiv
Registrul scopurilor: evidența activităților de prelucrare
Temei juridic: baza legală a prelucrării
Termen de stocare: cât timp pot fi păstrate datele pentru un scop
Incident de securitate: o încălcare a securității datelor personale
Confirmare de ștergere: scrisoarea care încheie o cerere de ștergere

Termene incluse pentru aceste legi

GDPR (UE)
UK GDPR (Regatul Unit)
nFADP (Elveția)
CCPA/CPRA (California)
LGPD (Brazilia)
PIPEDA și Legea 25 (Canada, Québec)
PIPL (China)
APPI (Japonia)
DPDP (India)
PIPA (Coreea de Sud)
PDPA (Singapore)
POPIA (Africa de Sud)
Privacy Act (Australia)

Termenele sunt valori implicite pe care le puteți modifica și nu reprezintă consultanță juridică. Confirmați-le cu propriul consilier juridic înainte de a vă baza pe ele.

Ce nu face Tracewell

Nu garantează singur conformitatea. Vă ajută să îndepliniți cerințele. Evaluarea finală vă aparține, împreună cu consilierul juridic.
Nu recunoaște numele de persoane în textul liber. Scanarea datelor personale găsește identificatori cu format fix, precum adrese de email, numere de cont sau de identificare.
Nu poate împiedica o captură de ecran. Filigranul face ca orice copie să poată fi urmărită, dar nu oprește o fotografie a ecranului.
Nu poate șterge imediat copiile de rezervă. Acestea expiră la data indicată în confirmarea de ștergere. Dacă una este restaurată, ștergerea se aplică din nou automat, pe baza unui registru separat al ștergerilor.

Vedeți cum puteți lucra cu Archystream

Spuneți-ne cu ce tipuri de documente lucrați. Vă arătăm cum se configurează aplicația pentru ele și cât de precise sunt datele extrase din documente similare.

Sau scrieți-ne la [email protected]